نرم افزار BPMS چیست؟ بهترین نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار و سیستم سازی

نرم افزار BPMS یکی از کلیدی ترین راهکارهایی است که به کسب و کارها کمک میکند فرآیندهای خود را به شکل ساختارمند، قابل اندازه گیری و خودکار مدیریت کنند. در دنیای امروز که سرعت تغییرات بسیار بالا رفته است، سازمان ها نیاز دارند فرآیندهای داخلی خود را طوری طراحی کنند که کمترین اتلاف وقت، کمترین خطا و بیشترین هماهنگی بین بخش های مختلف ایجاد شود. در این میان، نرم افزار BPMS به عنوان یک ابزار کاربردی، نقش مهمی در سیستم سازی و مدیریت فرآیندها ایفا میکند. کسب و کارهایی که این سیستم را به درستی پیاده سازی میکنند، میتوانند در مدت کوتاهی سرعت عملیات، کیفیت خروجی و رضایت مشتری را افزایش دهند. در این مقاله به طور کامل بررسی میکنیم نرم افزار BPMS چیست، چه کاربردهایی دارد، چه مزایایی برای شرکت ها ایجاد میکند و کدام نرم افزارها برای سیستم سازی انتخاب مناسب تری هستند.

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار BPMS یا Business Process Management System یک سیستم برای طراحی، اجرا، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. این نرم افزار کمک میکند فعالیت های سازمان از حالت سنتی و پراکنده خارج شود و در قالب یک چرخه منظم قرار گیرد. به عبارت ساده، BPMS مغز عملیاتی سازمان است که تعیین میکند هر کار، چه زمانی، توسط چه کسی و با چه ابزارهایی انجام شود. این سیستم به مدیران کمک میکند یک نقشه کامل از فرآیندهای کسب و کار خود ایجاد کنند تا تمام مراحل انجام کار کاملا مشخص و شفاف باشد. یکی از مهمترین ویژگی های نرم افزار BPMS این است که بسیاری از وظایف تکراری را به صورت خودکار انجام میدهد و همین موضوع باعث افزایش بهره وری میشود. سازمان هایی که از BPMS استفاده میکنند، کمتر دچار خطای انسانی میشوند و میتوانند روند انجام کار را سریع تر از قبل به سرانجام برسانند.

چرا کسب و کارها به نرم افزار BPMS نیاز دارند؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار زمانی پیچیده میشود که تعداد کارمندان، فعالیت ها و تعاملات سازمان افزایش پیدا میکند. در چنین شرایطی، هماهنگی بین واحدها و کنترل فعالیت ها بدون یک سیستم مرکزی بسیار سخت میشود. نرم افزار BPMS دقیقا برای حل این مشکل طراحی شده است. این سیستم کمک میکند ارتباط بین بخش ها ساده تر شود، وظایف مشخص باشد و هیچ مرحله از کار فراموش یا نیمه کاره رها نشود. BPMS در واقع یک ابزار سیستم سازی است که کسب و کار را از حالت فردمحور به حالت فرایند محور تبدیل میکند.

BPMS چه تفاوتی با اتوماسیون اداری دارد؟

بسیاری از افراد تصور میکنند BPMS همان اتوماسیون اداری است، اما این دو ابزار تفاوت های اساسی دارند. اتوماسیون اداری تنها برای ثبت و گردش مکاتبات استفاده میشود، در حالی که BPMS برای مدیریت و اجرای کل فرآیندهای سازمان طراحی شده است. در اتوماسیون اداری مسیر کار از قبل مشخص نیست و فقط اسناد جابه جا میشوند. اما در BPMS تمام مراحل کار طراحی میشود، نقش ها تعریف میشود، داده ها تحلیل میشود و کل فرآیند از ابتدا تا انتها قابل مدیریت است.

مهمترین کاربردهای نرم افزار BPMS

۱. خودکارسازی فرآیندها

یکی از مهمترین کاربردهای BPMS، خودکار کردن فعالیت های تکراری و زمانبر است. این ویژگی باعث میشود نیروهای سازمان وقت بیشتری برای کارهای مهم تر داشته باشند.

۲. افزایش سرعت اجرای فرآیندها

با BPMS، دیگر لازم نیست منتظر تأییدهای دستی یا هماهنگی های زمانبر باشید. تمام مراحل به صورت خودکار و منظم انجام میشود.

۳. کاهش خطاهای انسانی

سیستم سازی باعث میشود دخالت افراد کاهش پیدا کند و در نتیجه خطای انسانی به حداقل برسد.

۴. بهبود کنترل و نظارت

BPMS امکان گزارش گیری لحظه ای میدهد. مدیر میتواند ببیند هر فرآیند در چه مرحله ای است و چه مقدار زمان تا تکمیل آن باقی مانده است.

۵. تحلیل و بهینه سازی فرآیندها

این نرم افزار داده های اجرای فرآیندها را تحلیل میکند و کمک میکند نقاط ضعف شناسایی و اصلاح شوند.

مزایای استفاده از نرم افزار BPMS برای کسب و کارها

۱. افزایش بهره وری کارکنان

زمانی که فعالیت های تکراری خودکار میشود، کارکنان میتوانند روی کارهای ارزشمندتر تمرکز کنند.

۲. ایجاد نظم در ساختار سازمان

BPMS باعث میشود هر فعالیت مسیر مشخصی داشته باشد و همه افراد بدانند چه کاری باید انجام دهند.

۳. کاهش هزینه های عملیاتی

با حذف فعالیت های اضافه و افزایش سرعت کار، هزینه های عملیاتی کسب و کار کاهش میابد.

۴. افزایش رضایت مشتری

زمان تحویل خدمات کوتاه تر میشود و مشتری تجربه بهتری دریافت میکند.

۵. امکان توسعه سریع کسب و کار

داشتن فرآیندهای استاندارد شده، رشد کسب و کار را راحت تر و سریع تر میکند.

بهترین نرم افزارهای BPMS برای کسب و کارها

در ایران و جهان ابزارهای متنوعی برای مدیریت فرآیندها وجود دارد. انتخاب بهترین نرم افزار بستگی به نیازهای کسب و کار، تعداد کاربران، نوع فرآیندها و سطح سفارشی سازی مورد نیاز دارد.

بهترین نرم افزارهای BPMS خارجی

• Bizagi
• BonitaSoft
• Camunda
• ProcessMaker
• Appian

بهترین نرم افزارهای BPMS ایرانی

• نرم افزار فراگستر
• نرم افزار نیدسافت
• نرم افزار آترا
• نرم افزار چارگون
• نرم افزار دیدگاه

این ابزارها امکاناتی مثل فرم ساز، گردش کار، گزارش گیری و اتصال به سایر سیستم ها را فراهم میکنند.

چگونه یک نرم افزار BPMS مناسب انتخاب کنیم؟

برای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS باید چند معیار مهم را در نظر بگیرید:

• میزان انعطاف پذیری نرم افزار
• امکان اتصال به CRM و ERP
• داشتن فرم ساز حرفه ای
• قابلیت گزارش گیری پیشرفته
• امکان توسعه فرآیندها در آینده
• هزینه پیاده سازی و پشتیبانی
• آموزش و مستندات کامل

جمع بندی

نرم افزار BPMS یکی از ضروری ترین ابزارهای سیستم سازی و مدیریت فرآیند برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ است. این نرم افزار کمک میکند فعالیت های سازمان در قالب فرآیندهای استاندارد و خودکار انجام شود، خطای انسانی کاهش یابد و سرعت اجرای کارها افزایش پیدا کند. استفاده از BPMS باعث میشود کسب و کار ساختار منظم تری داشته باشد و بتواند با سرعت بیشتری رشد کند. اگر میخواهید سازمان شما از حالت سنتی خارج شود و به یک مجموعه فرآیندمحور تبدیل شود، پیاده سازی نرم افزار BPMS یک قدم اساسی و ضروری است.