سیستم سازی در کسب و کار زمانی اهمیتش را نشان می دهد که حجم کار بالا می رود و دیگر نمی شود همه چیز را با پیگیری شخصی و تصمیم های لحظه ای جلو برد. خیلی از آشفتگی ها نه به خاطر کم کاری، بلکه به خاطر نبود چارچوب اتفاق می افتند. کارها تکرار می شوند، بعضی چیزها فراموش می شود و هرکس برداشت خودش را از وظایف دارد. سیستم سازی در کسب و کار این بی نظمی پنهان را مهار می کند و کار را قابل پیش بینی می سازد.
فهرست مطالب
- ۱ سیستم سازی در کسب و کار یعنی چه
- ۲ ریشه های آشفتگی در کسب و کار
- ۳ وابستگی به افراد و خطر بی نظمی
- ۴ کاهش تصمیم های لحظه ای
- ۵ شفاف شدن وظایف و مسئولیت ها
- ۶ جلوگیری از دوباره کاری
- ۷ نظم در جریان کار
- ۸ کاهش استرس تیم
- ۹ بهبود هماهنگی بین بخش ها
- ۱۰ جلوگیری از گم شدن کارها
- ۱۱ امکان کنترل و پایش
- ۱۲ تبدیل رشد به نظم به جای آشفتگی
- ۱۳ کاهش خطاهای انسانی
- ۱۴ تصمیم گیری آرام تر و منطقی تر
- ۱۵ سیستم سازی به معنی خشک شدن کسب و کار نیست
- ۱۶ نشانه های نبود سیستم سازی
- ۱۷ سیستم سازی تدریجی و عملی
- ۱۸ جمع بندی
سیستم سازی در کسب و کار یعنی چه
سیستم سازی در کسب و کار یعنی تبدیل کارها از حالت وابسته به افراد به فرآیندهای مشخص و قابل تکرار. به جای اینکه هر کار با سلیقه شخصی انجام شود، مسیر انجام آن از قبل تعریف می شود. سیستم سازی شامل تعیین مراحل، مسئولیت ها، ابزارها و معیارهای کنترل است. نتیجه این کار، کاهش سردرگمی و افزایش نظم عملیاتی است.
ریشه های آشفتگی در کسب و کار
آشفتگی معمولا از نبود شفافیت شروع می شود. مشخص نیست چه کسی مسئول چیست، اولویت ها مدام تغییر می کنند و تصمیم ها واکنشی هستند. وقتی فرآیند مشخصی وجود نداشته باشد، هر اتفاق کوچک می تواند کل برنامه را به هم بریزد. سیستم سازی در کسب و کار این ریشه ها را هدف می گیرد، نه فقط علائم را.
وابستگی به افراد و خطر بی نظمی
در بسیاری از کسب و کارها، کارها روی دوش چند نفر کلیدی می چرخد. اگر این افراد نباشند یا شلوغ شوند، همه چیز قفل می شود. اطلاعات در ذهن افراد است، نه در سیستم. سیستم سازی در کسب و کار این وابستگی را کم می کند و دانش را به فرآیند منتقل می کند. با این کار، نبود یک فرد مساوی با آشفتگی نخواهد بود.
کاهش تصمیم های لحظه ای
تصمیم های لحظه ای معمولا از فشار و نبود چارچوب می آیند. وقتی مسیر مشخص نیست، مدیر مجبور می شود هر روز تصمیم های فوری بگیرد. این تصمیم ها انرژی زیادی می گیرند و خطا را بالا می برند. سیستم سازی در کسب و کار تصمیم ها را به قبل منتقل می کند. یعنی چارچوب از قبل تعیین می شود و نیاز به واکنش لحظه ای کمتر می شود.
شفاف شدن وظایف و مسئولیت ها
یکی از منابع اصلی آشفتگی، تداخل وظایف است. دو نفر روی یک کار کار می کنند یا هیچ کس مسئول یک کار نیست. سیستم سازی در کسب و کار با تعریف دقیق نقش ها، این ابهام را از بین می برد. هرکس می داند چه کاری باید انجام دهد و از چه چیزی پاسخگو است.
جلوگیری از دوباره کاری
وقتی فرآیند مشخص نباشد، کارها چند بار انجام می شوند. اطلاعات دوباره ثبت می شود یا تصمیم ها دوباره گرفته می شوند. این دوباره کاری هم زمان را هدر می دهد و هم تمرکز تیم را می گیرد. سیستم سازی در کسب و کار مسیر انجام کار را مشخص می کند و جلوی این اتلاف پنهان را می گیرد.
نظم در جریان کار
در کسب و کارهای بدون سیستم، کارها به صورت مقطعی و نامنظم انجام می شوند. یک روز فشار زیاد است و روز دیگر کارها عقب افتاده اند. سیستم سازی در کسب و کار جریان کار را یکنواخت می کند. این یکنواختی باعث می شود تیم با ریتم ثابت و قابل مدیریت کار کند.
کاهش استرس تیم
آشفتگی فقط به نتیجه کار آسیب نمی زند، بلکه روی روحیه تیم هم اثر می گذارد. وقتی اولویت ها مشخص نباشند و کارها دائم تغییر کنند، استرس بالا می رود. سیستم سازی در کسب و کار با ایجاد پیش بینی پذیری، فشار روانی را کم می کند. تیم می داند چه انتظاری از او می رود.
بهبود هماهنگی بین بخش ها
بخش های مختلف اگر فرآیند مشترک نداشته باشند، هرکدام مسیر خودش را می رود. این ناهماهنگی باعث اصطکاک و سوء تفاهم می شود. سیستم سازی در کسب و کار زبان مشترک ایجاد می کند. همه بخش ها بر اساس یک چارچوب واحد حرکت می کنند.
جلوگیری از گم شدن کارها
در نبود سیستم، برخی کارها اصلا دیده نمی شوند. درخواست ها گم می شوند یا پیگیری نمی شوند. سیستم سازی در کسب و کار باعث می شود هر کار ثبت شود و مسیر مشخصی داشته باشد. هیچ کاری بدون صاحب یا بدون پیگیری باقی نمی ماند.
امکان کنترل و پایش
اگر فرآیندی وجود نداشته باشد، کنترل هم ممکن نیست. مدیر فقط نتیجه نهایی را می بیند، نه مسیر را. سیستم سازی در کسب و کار امکان پایش مرحله به مرحله را فراهم می کند. این پایش اجازه می دهد مشکل قبل از تبدیل شدن به بحران دیده شود.
تبدیل رشد به نظم به جای آشفتگی
بسیاری از کسب و کارها با رشد دچار آشفتگی می شوند. حجم کار بالا می رود، اما ساختار همان قبلی است. سیستم سازی در کسب و کار رشد را قابل مدیریت می کند. به جای اینکه رشد فشار ایجاد کند، به فرصت تبدیل می شود.
کاهش خطاهای انسانی
خطا زمانی زیاد می شود که کارها مبهم باشند. سیستم سازی در کسب و کار با استاندارد کردن مراحل، خطا را کم می کند. وقتی همه می دانند مرحله بعدی چیست، احتمال اشتباه کاهش پیدا می کند.
تصمیم گیری آرام تر و منطقی تر
در فضای آشفته، تصمیم ها اغلب هیجانی هستند. سیستم سازی در کسب و کار با ایجاد داده و نظم، تصمیم گیری را منطقی تر می کند. مدیر به جای خاموش کردن آتش ها، روی بهبود تمرکز می کند.
سیستم سازی به معنی خشک شدن کسب و کار نیست
برخی تصور می کنند سیستم سازی انعطاف را از بین می برد. در واقع برعکس است. وقتی چارچوب مشخص باشد، تغییر دادن مسیر راحت تر است. سیستم سازی در کسب و کار پایه انعطاف سالم است، نه مانع آن.
نشانه های نبود سیستم سازی
اگر کارها مدام عقب می افتند، همه چیز به مدیر وابسته است، تیم سردرگم است و اشتباه ها تکرار می شوند، احتمالا مشکل از نبود سیستم سازی است. این نشانه ها هشدار می دهند که آشفتگی ریشه دار شده است.
سیستم سازی تدریجی و عملی
سیستم سازی در کسب و کار قرار نیست یک شبه اتفاق بیفتد. باید از فرآیندهای پرتکرار شروع شود. قدم به قدم، با اصلاح و بازخورد جلو برود. سیستم سازی موفق، حاصل اجرای عملی است نه طراحی روی کاغذ.
جمع بندی
سیستم سازی در کسب و کار جلوی آشفتگی را می گیرد چون کارها را از حالت وابسته به افراد و تصمیم های لحظه ای خارج می کند. با تعریف فرآیند، مسئولیت و جریان کار، نظم پایدار ایجاد می شود. این نظم نه تنها استرس و خطا را کم می کند، بلکه رشد را قابل مدیریت می سازد. کسب و کاری که سیستم سازی را جدی بگیرد، انرژی خود را صرف پیشرفت می کند، نه کنترل بی نظمی.
