نرم افزار ERP سفارشی و دلایل نیاز شرکت ها به آن

ERP سفارشی زمانی مطرح می شود که نرم افزارهای آماده دیگر پاسخگوی واقعیت های یک کسب و کار نباشند. بسیاری از شرکت ها پس از مدتی استفاده از ERP های عمومی متوجه می شوند که مجبورند فرآیندهای خود را با نرم افزار تطبیق دهند، نه برعکس. این تطبیق اجباری معمولا باعث پیچیدگی، دور زدن سیستم و نارضایتی کاربران می شود. ERP سفارشی دقیقا برای حل همین مسئله به وجود آمده است.

ERP سفارشی چیست

ERP سفارشی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی است که متناسب با نیازها، فرآیندها و ساختار یک شرکت طراحی و پیاده سازی می شود. برخلاف ERP های آماده که امکانات از پیش تعریف شده دارند، در ERP سفارشی ماژول ها و جریان های کاری بر اساس واقعیت کسب و کار ساخته می شوند. نتیجه این رویکرد، سیستمی است که دقیقا مطابق شیوه کار سازمان عمل می کند.

تفاوت ERP سفارشی با ERP آماده

ERP های آماده برای طیف وسیعی از کسب و کارها طراحی شده اند و به همین دلیل ناچارند عمومی باشند. این عمومیت باعث می شود برخی نیازهای خاص پوشش داده نشوند. ERP سفارشی برعکس عمل می کند. در این مدل، هیچ بخشی اضافه یا غیرقابل استفاده نیست. هر قابلیت دقیقا به دلیلی مشخص طراحی می شود و همین موضوع بهره وری را افزایش می دهد.

چرا برخی شرکت ها با ERP های آماده مشکل دارند

بسیاری از شرکت ها فرآیندهای خاص خودشان را دارند. این فرآیندها ممکن است نتیجه سال ها تجربه یا شرایط خاص بازار باشند. ERP های آماده معمولا انعطاف کافی برای این تفاوت ها ندارند. در نتیجه، کارکنان مجبور می شوند بخشی از کار را خارج از سیستم انجام دهند. اینجاست که ERP به جای کمک، تبدیل به مانع می شود و نیاز به ERP سفارشی احساس می شود.

تطبیق کامل با فرآیندهای سازمان

یکی از مهم ترین دلایل استفاده از ERP سفارشی، هماهنگی کامل با فرآیندهای داخلی است. وقتی سیستم دقیقا مطابق گردش کار واقعی طراحی شود، اجرای آن ساده تر می شود. کارکنان مقاومت کمتری نشان می دهند و خطاها کاهش پیدا می کند. ERP سفارشی باعث می شود سیستم در خدمت سازمان باشد، نه اینکه سازمان در خدمت سیستم قرار بگیرد.

افزایش بهره وری کارکنان

وقتی نرم افزار مطابق نیاز کاربر طراحی شده باشد، کارها سریع تر انجام می شوند. مراحل غیرضروری حذف می شوند و دسترسی به اطلاعات ساده تر می شود. ERP سفارشی با ساده سازی فرآیندها، زمان انجام کارها را کاهش می دهد. این افزایش بهره وری در نهایت به کاهش هزینه و افزایش سود منجر می شود.

انعطاف پذیری در توسعه و تغییر

کسب و کارها ثابت نیستند و با رشد یا تغییر بازار، نیازهایشان هم تغییر می کند. ERP سفارشی این امکان را می دهد که سیستم همراه با سازمان توسعه پیدا کند. اضافه کردن ماژول جدید یا تغییر یک فرآیند، بدون وابستگی به محدودیت های یک نرم افزار آماده انجام می شود. این انعطاف پذیری یک مزیت مهم در بلندمدت است.

یکپارچگی دقیق با سیستم های موجود

بسیاری از شرکت ها قبل از ERP از نرم افزارهای مختلفی استفاده کرده اند. اتصال این سیستم ها به ERP آماده همیشه ساده نیست. ERP سفارشی می تواند از ابتدا با در نظر گرفتن این ابزارها طراحی شود. این یکپارچگی دقیق باعث می شود داده ها بدون خطا منتقل شوند و دوباره کاری به حداقل برسد.

بهبود گزارش گیری و تصمیم گیری

گزارش های پیش فرض ERP های آماده همیشه متناسب با نیاز مدیران نیستند. ERP سفارشی امکان طراحی گزارش هایی را می دهد که دقیقا پاسخ سوالات مدیریتی را بدهند. وقتی گزارش ها دقیق و کاربردی باشند، تصمیم گیری سریع تر و آگاهانه تر انجام می شود. این موضوع در محیط های رقابتی اهمیت بالایی دارد.

امنیت متناسب با ساختار سازمان

سطوح دسترسی و امنیت اطلاعات در هر سازمان متفاوت است. ERP سفارشی می تواند این سطوح را دقیقا بر اساس نقش ها و ساختار سازمان تعریف کند. این موضوع ریسک دسترسی غیرمجاز را کاهش می دهد و کنترل بیشتری روی داده های حساس ایجاد می کند.

هزینه ERP سفارشی در برابر ارزش آن

در نگاه اول، ERP سفارشی هزینه بیشتری نسبت به نرم افزار آماده دارد. اما باید به هزینه های پنهان هم توجه کرد. ناکارآمدی، دوباره کاری و نارضایتی کارکنان هم هزینه هستند. در بسیاری از موارد، ERP سفارشی در بلندمدت مقرون به صرفه تر است چون دقیقا همان چیزی را ارائه می دهد که سازمان به آن نیاز دارد.

چه شرکت هایی بیشترین نیاز را به ERP سفارشی دارند

شرکت هایی با فرآیندهای خاص، مدل های کسب و کار پیچیده یا رشد سریع معمولا بیشترین سود را از ERP سفارشی می برند. همچنین سازمان هایی که امنیت و کنترل داده برایشان حیاتی است، گزینه مناسبی برای این نوع ERP هستند. برای این شرکت ها، راه حل عمومی معمولا پاسخگو نیست.

جمع بندی

ERP سفارشی پاسخی است به نیاز شرکت هایی که نمی خواهند خودشان را با محدودیت های نرم افزارهای آماده تطبیق دهند. این نوع ERP با هماهنگی کامل با فرآیندها، افزایش بهره وری و انعطاف پذیری بالا، مدیریت منابع را ساده تر و دقیق تر می کند. برای بسیاری از سازمان ها، ERP سفارشی نه یک هزینه اضافی، بلکه یک سرمایه گذاری بلندمدت است.